はじめに

繁忙期と閑散期の忙しさの差が激しい不動産・賃貸仲介業会社にとって、効率的に業務を行い、繁忙期の売りのがしをいかに抑えるかは大きな課題です。また、人手不足が常態化している同業界において、繁忙期にサービスの質を落とさないことも重要なポイントです。今回は、年間の売上を大きく左右する「繁忙期」における業務効率化対策と、閑散期にやるべきことをお伝えします。

不動産・賃貸仲介会社の繁忙期と閑散期

不動産・賃貸仲介業者の繁忙期と閑散期では、どのくらい忙しさに差があるのでしょうか。

不動産・賃貸仲介会社の繁忙期‐1～3月・9～10月

不動産・賃貸仲介業界でもっとも忙しいのは1～3月です。4月から新たな生活を始めるにあたり、1月ごろから新居探しが始まり、3月終わりごろに入居のピークを迎えます。新入学や就職で地方から単身で移住してくる人が多いため、とくに首都圏や関西圏の単身向け住宅の需要が一気に高まる季節でもあります。 次に忙しくなるのは、9～10月です。1～3月ほどではないものの多くの企業で異動のシーズンになり、転勤が増えるのがこの時期です。異動の場合、必ずしも地方から首都圏や関西圏といった流れではなく、その逆もあれば、地方から地方などさまざまなケースがあります。また、住宅のタイプも、単身赴任であれば単身向け住宅ですが、家族で移住するケースもあり、ファミリー向け住宅の需要も少なくありません。

不動産・賃貸仲介会社の閑散期‐5～8月月

1～3月の繁忙期を終え、一段落した5～8月あたりがもっとも顧客の少ない時期です。進学、就職といったイベントがないうえ、梅雨や連日30度を超える暑い季節に引っ越しは避けたいといった心理が働くこともあるのかもしれません

不動産・賃貸仲介会社の繁忙期に注意すべきこと

繁忙期は時間的な余裕も気持ちの余裕もなくなり、つい仕事が雑になりがちです。そんなときだからこそ、次のような点に注意しなければいけません。

ていねいかつ迅速な対応

繁忙期だからといって、来店した顧客を急かすような言動は厳禁です。無駄な話をえんえんとする必要はありませんが、性急に契約を迫るような態度は相手に不信感を与えてしまいます。不動産・賃貸仲介会社の店舗に来店した時点で契約の意向は高いため、まずは相手の希望を聞き、ていねいかつ迅速な対応を心がけましょう。それが結果として成果を上げる可能性を高めます。

来店後のフォローをしっかりと行う

顧客が1回目に来店して、その場で内見・契約にまで進展しなかった場合、その後の対応いかんでは顧客が競合店舗に流れることもありえます。これを避けるには、来店後のフォローが大切です。例えば、顧客が退店したあとで、すぐにお礼と今後のスケジュールを書いたメールを送る、相手の希望に合った物件の案内をこまめにするなどすれば、次につながりやすくなるでしょう。

不動産・賃貸仲介会社は繁忙期の売りのがしを抑えることが重要

繁忙期は閑散期の業務量とはかなり差があり、社員の負担が大きくなりますが、別の側面から見ると、それだけ大きな売上を見込める時期ということです。繁忙期にできるだけ売上をつくっておかなければ、年間の売上高に大きく影響するという見方もできます。
そのため繁忙期の売りのがしをいかに少なくするかが、不動産・賃貸仲介会社にとっての大きな課題となります。

売りのがしを抑えるには人手を増やせばいい？

売りのがしを抑えるには、やはり人手を増やすのが効果的でしょうか？　 確かに人材補充も効果はありますが、少子高齢化の影響により慢性的な労働力不足である日本において、繁忙期だからといってすぐに人を増やすことはできません。とくに不動産・賃貸仲介会社の営業業務にいたっては、「きつい」というイメージがあるため、人材確保はいっそう困難です。

不動産営業の難しい状況については、「不動産営業はきつい？その要因と解決する方法を解説」で詳しく解説していますので、ご一読ください。

また、なんとか人手を確保できたとしましょう。この場合、繁忙期には適切な人数であったとしても、閑散期になれば人件費が負担になってしまうリスクがあります。単純に人を増やせばいいというものでもないのです。
では、現在の人数で繁忙期にできるだけ売上を伸ばすには、どうすればいいのでしょうか？　次に紹介するように業務を効率化し、社員ひとりにつき対応できる顧客の数を増やすことが有効です。

接客対応の業務効率化

顧客への対応の仕方によって、契約が成立するかどうかが決まります。業務を効率化するといっても、すべてを流れ作業的に淡々と進めるのでは、顧客の心証は良くなりません。顧客一人ひとりの気持ちによりそった細やかな対応をしつつも、無駄のない工夫をする、迅速に進められることは先に進めておくといった姿勢が大切です。

例えば、予約して来店する顧客や内見を行う顧客には必ず前日にメールや電話で確認をし、予約忘れやキャンセルを減らすようにします。予約していた顧客が当日になって現れず、その時間を無駄にしてしまうリスクを低減できます。

また、問い合わせへのお礼や条件に合った物件案内、来店日程の調整連絡など、メールによる定型作業については、自動化してしまうことも非常に有効です。現代はITの進化により、接客ツールや顧客管理システム、RPAなどの活用で、多くの定型作業の自動化が可能です。 業務効率化を進めることで、社員ひとりあたりの対応可能な顧客数が増える可能性が高まります。また、顧客一人ひとりに対してより細やかなフォローをする余裕が社員に生まれ、成約率が上がることも期待できます。

繁忙期の業務効率化に向けて閑散期にやるべきこと

繁忙期の業務効率化施策を、繁忙期になってから始めてもなかなかうまくはいきません。繁忙期に最大限の効果を発揮させるために、次のようなことを閑散期に実施しておきましょう。

社員教育

繁忙期は多忙で、その場で注意したり教えたりといったことが難しくなります。そのため、余裕のある閑散期に、顧客への電話やメールの仕方、来客時や内見時の対応などの基本的なマナーや、契約をとるためのポイントなどをしっかりと教育しておきます。その際、社内全員で共有できるマニュアルを作成しておくと、より効率的に教育を行えます。

来客対応の基本的なマナーについては、「【重要】賃貸仲介会社における来客対応‐基本的なマナーを解説！」で詳しく紹介していますので、ご参照ください。

必要なツールの導入・講習会の開催など

繁忙期になってから業務効率化のためのツールを導入しても、社員はすぐには使いこなせないでしょう。また、万が一不具合やトラブルがあれば、業務が滞ってしまいます。これを避けるためにも、閑散期の間にツールを導入し、テストを行い、不具合がないか確認しておくことが大切です。また、社員向けの講習会を開催し、繁忙期には全員が使いこなせるようにしておくことも重要です。

閑散期の準備と適切なITツールが繁忙期の売りのがしを防止するカギ

繁忙期はだれもが多忙になり、いつもは簡単にできる業務でミスをしたり忘れてしまったりといったことが起こりがちです。しかし、そのちょっとしたミスが契約不成立につながる可能性もあるため、できるだけ業務を効率化し、ミスを起こしにくい環境をつくっておくことが重要です。
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