タスク管理とは、やるべき仕事を業務ごとにわけ、優先順位や進捗状況を把握するために行う仕事術のひとつです。
タスク管理ができないと仕事のミスに繋がるおそれがあるので、マネージャーなどの管理職の方はもちろん、一般のプレイヤーにもタスク管理は欠かせません。
今回は、タスク管理が上手い人の特徴やタスク管理の重要性、タスク管理法について解説します。
業務が多く残業が続く人や、仕事の効率化を図りたいと考えている人はぜひ参考にしてください。
目次
ビジネスシーンでのタスクとは「メールチェック」や「アポイント営業」など、小さい単位の業務や作業をあらわすときに使用されます。
タスク管理できていないと、プロジェクトの優先順位がわからず急ぎの業務が後回しになってしまうなど、様々な弊害が生まれてしまいます。任された作業を無事にやり遂げるためにも、日々のタスク管理は欠かせません。
社内・社外問わず、多くの仕事には納期や期限などが設定されています。
タスク管理を行うことでそれぞれのタスクに対する納期が明確になり、納期に間に合わせるにはいつから着手していつまでに終えればいいのかといった段取りを組むことも可能です。
また、自分がプロジェクトチームの責任者になった場合、これまで以上にタスク管理の重要性がわかります。
管理者になれば、自分だけでなくチーム全体の進捗管理やメンバーごとの工数管理を行わなければいけません。プロジェクト全体にどんなタスクがあり、各タスクを誰に任せるかなどを考えるのも責任者の仕事だからです。
タスク管理が上手い人には、以下のような特徴があります。
上手にタスク管理できている人の特徴を真似ることで、自然とタスク管理が上手になるので、無理のない範囲で実践してみてください。
仕事において多数存在するタスクですが、それぞれ優先度は異なり、プロジェクト管理には優先度の高いタスクから実行することが求められます。
上手にタスク管理を行うには、タスクの優先度を見定めることが大切です。なお、優先度は以下の4つの条件から導くことができます。
しかし、実際には「緊急だが重要ではないタスク」をこなすことがほとんどで、雑多な業務に追われて大事な仕事に着手できなくなることも少なくありません。
タスク管理を行い優先度を把握することで、大事な仕事から着手できるようになります。
またタスク管理を行っておくとプロジェクトチームの管理者であれば、緊急のタスクは作業スピードが早いメンバーに任せ、重要なタスクは経験を積んでいるメンバーに任せるなどといった振分けにも活用できます。
日々の業務をタイムマネジメントするためには、それぞれの作業にどれくらいの時間がかかるかを理解しておく必要があります。
一つ一つの作業にかかる時間がわかると、1日にどれだけの業務をすべきかが自然と見えてくるからです。
実際の作業も時間を意識しながら行うと、作業スピードが上がり、仕事の効率化に繋がります。時間を意識しながら作業することで、理想のタスク管理が叶うのです。
作業時間に見当がつかない場合、目標時間を決めておくのもおすすめです。
仮に目標時間をオーバーしてしまっても、どうして時間が足りなかったのかを考えられ、それによってPDCAサイクルも回すことができます。
改善すべき点がわかれば、仕事全体の生産性をアップさせることも可能です。
上手にタスク管理をするには、自分がやるべきタスクをあらかじめ洗い出しておく必要があります。タスクをリストアップすることで頭の中が整理され、優先順位もつけやすくなります。
タスクの洗い出しは、1日の始まりと業務終了後に行うのがおすすめです。
メモやパソコンのタスク管理ツールを活用し、タスク完了時に消していくようにすると、タスクの進捗状況が一目でわかります。
1日の始まりに優先順位を書き込んだタスクを作成しておけば、どのタスクから行うべきかも明白です。
業務終了後にはどれだけのタスクを消化できたかを見ることができるため、次の日の仕事もスムーズに行えます。
また、タスクを実行する日が後回しになったときなど、場合によって優先度が変わる可能性もあるため、優先度の確認は毎日行いましょう。
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タスク管理を行うことで、以下のメリットを得ることができます。
それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。
タスクが多くなると、重要なタスクが漏れ、期限内に完了できなくなるおそれがあります。
特に一つのプロジェクトに対して複数のタスクがある場合、ミスやトラブルなども発生しやすく、それによってお客様に迷惑をかけてしまうこともあります。
プロジェクトチームの管理者の場合は、全体のプロジェクト管理を行うことで、どの部分がスケジュール通りに進んでいないかを把握できます。
遅れが生じているタスクに人数を増やすなど調整を行うこともでき、業務全体を円滑にすることが可能です。タスク管理をして業務を効率化することで、時間削減ができるので残業なども少なくなります。
タスク管理ですべき作業が明確になることで、無駄な作業を減らすことができます。タスクが可視化されることで、優先度の高い業務の他、手間のかからない作業を先に行うという選択をすることも可能です。
また、時間を意識してそれぞれのタスクに取り組むことで、生産性のアップが期待できます。完了予定時間を定めていない場合、無駄に時間をかけてしまうことも少なくありません。
1日にやり切るタスクが把握できていればスムーズに作業を行うことができ、作業時間の短縮にも繋がります。
タスク管理を上手にすれば、作業納期などのスケジュール管理も楽に行えます。
優先度が低い業務は次の日に回すなど、1日に行う業務量の調整ができるので、無駄な残業も回避できます。仮に納期が迫っているタスクがあっても、前もって他の人にヘルプを頼んだり、納期をずらす調整もできるため、大きなミスに繋がる心配も軽減されます。
チームで動いている場合、スケジュール管理を行うことでチームメンバー全体のマネジメントにも役立ちます。スケジュールが空いているメンバーに新たな業務を任すことで、チームの生産性もアップできます。
タスク管理が上手な人が活用しているタスク管理ツールは以下のとおりです。
それぞれに特徴があるため、自分に合ったタスク管理ツールを使いましょう。ここからは、タスク管理の具体的な方法について解説していきます。
目につきやすいカレンダーや、毎日見るスケジュール帳にタスクを書き出すのもおすすめのタスク管理方法です。
日付ごとにタスクが管理でき、長期的なスケジュールの管理もできるといったメリットがあります。カレンダー・スケジュール帳の中には1時間ごとにタスクを書き込めるものもあるため、細やかなタイムマネジメントも可能です。
カレンダーやスケジュール帳は、アナログ・デジタルどちらでも問題ありません。
スマホやPCのカレンダーやスケジュール帳なら通知機能がついており、必要なときに通知させることでタスク漏れも防げます。カレンダーやスケジュール帳は、日付と一緒にタスク管理したい人におすすめのツールです。
自分のタスクだけを管理したい場合であれば、すべてのタスクを付箋に書き出し、デスクやパソコンの周りに貼るという方法が便利です。
付箋には、チェックリストが付いたタスク管理専用のメモ用紙もあります。
チェックボックスとタスク名を書き込む欄が設けられている場合が多く、サイズも小さいものが多いため、持ち運びが便利な上に、スケジュール帳に貼り付けることも可能です。タスクが完了したらチェックボックスに印をつけてタスクを管理します。
カレンダーやスケジュール帳・タスク管理アプリは開いて確認する必要がありますが、付箋であればその手間が省けます。
タスクが完了したらゴミ箱に捨てるようにすれば、どのタスクが未完了なのかも一目瞭然です。しかし、タスクの数が多すぎるとどのタスクから手をつければ良いか混乱してしまうおそれもあります。
そのような場合は付箋に期日を書いたり優先度ごとに色分けしたりすることで、より効率的なタスク管理が叶います。ただし付箋は剥がれやすいため、他のタスク管理方法と合わせて実践してみてください。
アナログな方法でタスク管理をするのは怖いという人は、タスク管理機能が備わったアプリを使いましょう。便利な機能がたくさんついているアプリもありますが、毎日使うタスク管理アプリは使い方がシンプルなものがベストです。
自分だけでなく部署内やチーム内でスケジュールを共有したい場合には、共有サービスがついているタスク管理アプリを活用しましょう。
複数のアプリを使うとどのタスクをどのアプリで管理しているのかがわからなくなるため、ひとつのアプリで完結できるものを選びましょう。
タスク管理を上手に行うと、業務の効率化が図れ、仕事全体の生産性を高めることができます。タスク管理方法は様々なので、自分に合ったタスク管理ツールを使って日々のタスク管理を実践してみましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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