多くの企業やショップが、長期休暇や注文受付の確認メールに自動応答メールを利用しています。
業務効率のアップに役立つ画期的なツールですが、「自動応答メールをうまく活用できていない」と悩んでいる方も少なくありません。
そこで今回は、自動応答メールのメリットや利用時に押さえておくべき注意点について解説します。また、シーン別の例文も紹介していきますので、自動応答メールを活用して時間を有効に使いましょう。
自動応答メール（自動返信メール）は、設定しておいた定型文を使い自動で返信する機能です。たとえば、以下のような場面で利用されます。
1件ずつ手打ちで返信をする手間もかからず、一次対応を漏れなく迅速にできます。
自動応答メールは、多くの企業や店舗で利用されているOutlookやGmailの他、自動応答メールのツールを導入することで使用可能です。
また、顧客管理システムに備わっている自動応答メール機能を利用するという手もあります。
自動応答メールを利用すると、以下のようなメリットが得られます。
それぞれの内容について詳しく見ていきましょう。
自動応答メールは、業務効率化に繋がります。
予約の受付や注文確認メールを1件ずつ手打ちで送信すると、通常業務に手が回らずメール対応に膨大な時間をかけてしまいます。
自動応答メールを利用すれば、確認メールが自動で送信できるため、メールにかかる手間と時間が削減できます。
来店予約をしたときや、インターネット通販で注文をした際に、相手から何も反応がないと不安になるものです。
予約や注文を受け付けたことが把握できない場合、お客様は「受け付けされてないのかも？」と不安を覚え、再度連絡することになってしまいます。
予約や問合せが入った時点で自動的にメールを送信できれば、受理されたことがすぐに確認できるため、問合せ件数を最小限に抑えられます。
自動応答メールを利用すれば、対応の質が変わるようなことがありません。
1件ずつ手打ちで対応した場合、誤字・脱字や対応漏れが発生する可能性があります。また、人によって対応に遅れが出ることも考えられ、企業・ショップ内で対応の質に差が出てしまうかもしれません。
その点、自動応答メールは文面の内容が統一されています。また自動送信のため、お客様を過度に待たせてしまうこともありません。
先述のとおり、予約確認や問合せに対して返信がないと、問い合わせた側は不安を覚えます。また、ビジネス上のやり取りにおいても返信が遅れると、業務が円滑に進まない可能性もあります。
自動応答で確認メールが届けば状況がわかるため、相手を過度に不安にさせるような心配はありません。また、自動応答メールとはいえ丁寧な文章で必要な情報が記載できるため、心証も損なわれず顧客満足度の向上に繋がります。
自動応答メールを作る際には、以下の4つの点に注意してください。
ルールや手順を覚え、送る相手に良い印象をもってもらうようにしましょう。
長期休暇や出張の際の不在時に自動応答メールを作成する場合は、社外用と社内用で内容を変えます。
社外の方に送るときはもちろん、同じ部署などの社内に送るような場合、明確な日付や自身の緊急連絡先といった詳細情報を記載します。
しかし、不特定多数の人に向けたメールには、プライベートに関する連絡先などの情報は記載しないようにしましょう。
社外用と社内用の2つのパターンを作り、文章の内容をカスタマイズしていくことで余計なトラブルを防げます。
担当者が長期休暇などで不在となる場合、担当者の携帯番号や直通の電話番号、役職や部署名などの個人情報を過度に盛り込むのはNGです。
特に一般消費者に向けたメールなど、不特定多数の人が受け取るメールに記載すると個人情報の流出に繋がるため、必要以上の内容は載せないように気を付けましょう。
い自動応答メールの一次対応には、「◯営業日以内に返信します」と明記するのが一般的です。一次対応後の顧客への返信は、通常通り手打ちで対応します。
しかし、トラブルなどの理由で記載した日時までに返信できないと、相手からの信頼を失ってしまうこともあるため、場合によっては返信のタイミングを明記しないほうよいでしょう。
不在時の連絡先として、同僚や上司などの連絡先を勝手に記載しないようにしましょう。
不在時のトラブルや重要な連絡に備え、周囲に対応をお願いする方も多いのですが、自動応答メールに本人の許可なく連絡先を記載するのは他の人の情報を流してしまうことと同じ行為です。
連絡先を記載する許可を取ったり、送信されたメールが転送されるようにしたりするなど、周囲からの信頼を失ってしまわないように注意しましょう。
ここからは、自動応答メールのテンプレートをシーン別に紹介していきます。
日程や時間などを変えるだけで使えるものもあるので、使用する場面や内容に合わせてアレンジしてご活用いただけると幸いです。
件名：○月○日〜○月○日まで●●のため不在にしております
※このメールは自動返信によって送信されています。
誠に申し訳ありませんが、○月○日〜○月○日まで●●のため不在にしております。
恐れ入りますが、○日以降に返信させていただきます。
ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。
急なご用命がございましたら、お手数をおかけしますが弊社△△までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
件名：○月○日〜○月○日まで夏季休暇のため不在にしております。
※このメールは自動返信によって送信されています。
ご連絡ありがとうございます。
誠に申し訳ありませんが、○月○日〜○月○日まで夏季休暇をいただいております。
恐れ入りますが、○日以降に返信させていただきます。
急なご用命がございましたら、お手数をおかけしますが、弊社△△までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
件名：不在のお知らせ
※このメールは自動返信によって送信されています。
ご連絡ありがとうございます。
ただいま、（病気療養・育休・産休）のため不在にしております。
急なご用命がございましたら、お手数をおかけしますが、弊社△△までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
件名：○月○日〜○月○日まで出張のため不在にしております
※このメールは自動返信によって送信されています。
ご連絡ありがとうございます。
誠に申し訳ありませんが、○月○日〜○月○日まで出張のため不在にしております。
○日より出社いたします。
ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。
急なご用命がございましたら、お手数をおかけしますが000-0000-0000までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
件名：【○○株式会社】お問合せいただきありがとうございます
※このメールは自動返信メールです。
□□様
お世話になっております。
○○株式会社の△△です。
この度はお問合せいただき誠にありがとうございます。
恐れ入りますが、本日の営業は10:00〜20:00となっております。
お問合せいただいた内容については、翌営業日までに回答いたします。
お待たせしてしまい申し訳ございませんが、、今しばらくお待ちくださいませ。
なお、緊急の場合は下記までご連絡ください。
電話番号：000-0000-0000
件名：【○○株式会社】お申し込みありがとうございます
□□様
この度は弊社（求人・キャンペーン）にご応募いただき誠にありがとうございます。
ご送付いただきました応募資料をもとに、書類選考をさせていただきます。
選考結果に関わらず、○日以内に結果をメールにてお送りいたしますので、今しばらくお待ちくださいませ。
※このメールはシステムからの自動返信です。
件名：【○○株式会社】お問合せいただきありがとうございます
※このメールはシステムからの自動返信です。
○○へのお問合せありがとうございました。
以下の内容でお問合せを受付いたしました。
—————————————————
お問合せ日時：
お問合せ番号：
お問合せ内容：
お名前：
お電話番号：
メールアドレス：
—————————————————
※本メールを受信された日より○営業日を過ぎても弊社より連絡がない場合は、お手数ではございますが弊社窓口（000-0000-0000、受付時間10:00〜19:00）までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
※このメールに心当たりのない場合や、ご不明な点がございましたら、〇〇〇〇＠〇〇〇〇までご連絡ください。
件名：【○○株式会社】資料請求に関するご案内
※このメールはシステムからの自動返信です。
〇〇様
この度は○○の資料請求のお申し込みありがとうございました。
資料は下記のご住所宛に送付させていただきます。
到着まで今しばらくお待ちくださいませ。
▼資料送付先
—————————
お名前：
ご住所：
—————————
※宛先のご変更やご不明な点がございましたら、〇〇〇〇＠〇〇〇〇までご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
件名：【○○ショップ】ご登録受付確認
このメールはシステムからの自動返信です。
〇〇様
この度は〇〇ショップにご登録いただき、誠にありがとうございます。
お客様のご登録を以下の内容にて承りました。
—————————————————
【マイページ】
http ://〜〜〜〜〜
ログインID：
パスワード：
—————————————————
今後とも〇〇ショップをよろしくお願いいたします。
件名：【○○ショップ】ご注文受付確認
※このメールはシステムからの自動返信です。
〇〇様
この度は〇〇ショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。
下記のご注文を承りました。
ご注文内容のご確認をお願いいたします。
■ご注文内容
————————————————–
注文番号：
ご注文日：
配送先：
お名前：
決済手段：
注文合計：
送料：
お支払い合計額：
—————————————————
■お届け予定日：
なお、ご注文内容に関してご不明な点がございましたら、
お手数おかけしますが、下記までご連絡ください。
—————————————————
メール：
電話番号：
受付時間：
—————————————————
ご注文いただきありがとうございました。
件名：【○○事務局】〇〇セミナーへのお申し込みありがとうございます
※このメールは自動返信メールです。
〇〇様
お世話になっております。
〇〇事務局の△△です。
この度は○○セミナーにお申し込みいただきありがとうございました。
以下の内容で参加登録を受け付けましたので、ご確認ください。
▼ご登録内容
—————————————————
セミナー名：
日時：
会場：
アクセス：
受講料：
セミナー詳細URL：
—————————————————
ご不明な点がございましたら、下記の連絡先までお問合せください。
—————————————————
〇〇事務局 連絡先
—————————————————
〇〇様のご来場を心よりお待ちしております。
自動応答メールは、大事な顧客の不安やイライラをなくすために役立ちます。
「正しく受理されたのか」といった疑問が解消されれば、無駄な問合せが減り受け手の負担も軽減されます。
今回ご紹介したテンプレートを参考に、自動応答メールを活用して業務の効率化を図りましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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