営業報告書は、個人・チームで掲げた目標達成のために社内で情報共有をするために活用される書類です。日々の営業活動を上司に報告するため、仕事終わりに営業報告書の作成に努めている営業担当者も多いのではないでしょうか。
営業報告書を提出するといっても、何を記載すべきか悩んでしまうことも珍しくありません。そこで今回は、営業報告書を書く目的とともに、記載すべき内容や作成ツールについて解説します。
目次
営業報告書は、営業活動の状況を記録し上司に報告するための文書です。企業としての目標を達成するためには、部署や個人がどのように行動したのか、今後どのような活動をすべきかを一人ひとりが知る必要があります。
そのために必要なのが営業報告書です。営業活動で得られた情報や結果を社内で共有する他、自身の反省点を見つけ、次の営業活動に活かしていくために作成します。
次項から、営業報告書の具体的な目的を営業管理者と営業担当者の2つの視点から見ていきましょう。
営業管理者は、以下の目的を果たすために営業報告書の提出を求めます。
管理者としては、部下がどのような案件を抱え、どのような進捗具合になっているのかなどを把握する必要があります。しかし、チームメンバーが大勢いる場合、一人ひとりに口頭で報告してもらうわけにはいきません。
営業報告書を書いてもらうことで、部下がどのように行動をしているのかを短時間で把握できます。営業報告書に課題が書いてあれば的確なアドバイスができる他、迅速なフォローにより対応漏れを防ぐことも可能です。
また、営業報告書には、営業担当者それぞれのノウハウが記載されています。重要事項や成約にいたったアプローチ方法などが共有され、組織レベルの向上に繋がります。
営業報告書の作成は、営業管理者だけでなく営業担当者にもメリットがあります。
営業報告書を作成することで、その日の営業活動の振り返りが叶います。良かった点があれば今後も活用し、仮に商談がうまくいかなかった場合はその内容を振り返り改善点を見つけます。自分の成功パターンや改善点を分析できるため、営業活動の振り返りを習慣化すれば、質の高い業務に繋げることが可能です。
また、管理者に報告することで、具体的な改善策を得ることができます。営業報告書は自分自身の成長のために作成するものともいわれています。この点を意識しなければ、「業務上仕方なく作成するもの」というネガティブな印象が強まり、営業報告書の作成がストレスになってしまうかもしれません。
営業報告書に記載すべき内容は主に以下の4つです。
それぞれ具体的に書き、質の高い営業報告書を作りましょう。
まずは、いつ・どこへ・誰が訪問したのか基本事項を記載します。
日時や訪問先に加え、先方の担当者の名前や役職も記載しておきましょう。異動などで自社の担当が変わった場合などに、先方の担当者がわからないと印象が悪くなるため、担当者名の記載は必要です。
また、不動産仲介営業であれば内見した日時や顧客情報を記載しましょう。状況によって異なりますが、上司から具体的なアドバイスをもらえるかもしれません。いずれにせよ、読み手の立場を考えて簡潔に書くのがポイントです。
実施した営業内容を記載します。アプローチ方法や反応、得られた情報、質問と回答などを具体的に書くと今後の営業に役立ちます。
いくらで受注できたのか、確度がどれくらいなのか、営業活動の結果を詳しく記載します。加えて提案できそうな商品やサービスがあれば、それらも一緒に書いておきましょう。
受注に繋がらなかった場合は、失注の原因を記載します。「A社より価格が◯万円高い」など、具体的な数字を書いておくと振り返るときに役立ちます。
最後に、営業活動を通して見えた課題と今後の対策について記載を記載しましょう。成約にいたらなかった場合は、アプローチ方法に問題がなかったかを振り返り、分析する必要があるからです。自身の営業活動に問題があれば、顧客リストを作り直す、ロープレを行う、提案資料を見返すなどして改善させましょう。
営業報告書には、決まったフォーマットはありません。自由なフォーマットでは、記載漏れが起きたり、作成に時間がかかったりします。また読むのに時間がかかる、聞きたいことを別途質問する必要があるなど、管理者側の手間が増えるのもデメリットです。
あらかじめ営業報告書のフォーマットを作っておけば、作成時間の短縮が叶います。ここでは、営業活動報告書のフォーマットと例文をご紹介します。
不動産仲介営業の場合は、顧客の年齢や家族構成をはじめ、ニーズや紹介した賃貸物件などを記載し、誰にどんな対応をしたのかがわかるようにしましょう。
営業報告書はExcelで作成できます。しかし、営業担当者が個々で営業活動書を提出する場合、管理者は一つひとつファイルを開く必要があります。また、過去の報告書が振り返りづらく、指示できないといった悩みが出てくるかもしれません。
営業担当者側にとっては、作成から提出までに手間がかかります。Excelの場合、帰社してPCを立ち上げExcelを開き、営業報告書を記入したら上司にメールで提出するというように、プロセスが多く手間と時間がかかります。営業報告書を書くために残業をするようなことであれば、効率的な業務とはいえません。
さらに、営業報告書が活用されていないと感じれば、目的意識がなく内容も適当になる可能性があります。このような課題・問題を解決するためには、以下に挙げるツールの活用がおすすめです。
それぞれのツールの特徴を見ていきましょう。
SFAは「Sales Force Automaition（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、営業活動を効率化するためのツールです。商談から受注までのプロセスを可視化するもので、進捗率や行動管理、日報作成やタスク管理など多彩な機能が実装されています。
訪問件数や進捗状況など、入力したデータはグラフや表で自動的に生成されるため、部署全体がどのように業務が進んでいるかが一目で把握できます。
また、営業報告書はもちろん営業活動における定型業務を自動化できることも見逃せないポイントです。事務作業にかけていた時間を顧客との時間に回すことができるため、繁忙期に発生しがちな残業を減らせます。
なお、SFAのデータは業務に関わる人なら誰でもアクセスすることが可能です。顧客情報はもちろん、案件状況を他の営業担当者も閲覧できるため、組織全体で状況共有がしやすくなります。
日報アプリケーションは、クラウド上で日報の作成や管理、共有ができる日報に特化したツールです。
日報アプリケーションのほとんどが、スマートフォンやタブレットなどのデバイスに対応しており、外出先からでも入力できます。次の商談までの移動時間に入力できるため、より正確な内容をリアルタイムで共有することが可能です。わざわざ会社に戻って営業報告書を入力するという面倒な作業は必要ありません。
アプリによっては、チャット機能やカレンダー機能がついているものもあります。さまざまな情報を素早く共有でき、SNS感覚で社内とコミュニケーションが取れるのも特徴です。
営業報告書は、「提出」そのものが目的になってしまってはいけません。管理者が営業報告書を読み、適切なフィードバックなどがなければうまく活用できているとはいえません。また、営業担当者は作成に手間がかかり、本来の業務に時間を割けないという状況も生まれてしまいます。
営業報告書は、日々の進捗状況を共有し、振り返りながら改善して次に繋げていくために作成するものです。ノウハウの蓄積や自身の成長のために営業報告書は必要ですが、SFAや日報アプリケーションを活用すれば、より効率的に作ることができます。これらのツールを上手に取り入れながら、質の高い営業報告書を作成しましょう。
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