日程調整から訪問後、会食や贈り物をいただいたときなど、ビジネスシーンではお礼メールを送る場面が多くあります。お礼メールは、相手との関係性構築のためには必須ですが、送るタイミングやメールの内容に悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスにおけるお礼メールのポイントについて解説します。また、シーン別の例文も紹介していきますので、お悩みの方はぜひチェックしてください。
目次
ビジネスメールでお礼の気持ちを伝える際には、以下の3つのポイントを押さえましょう。
ひとつずつ説明していきます。
ビジネスメールにおけるお礼メールは、日程調整や打ち合わせ後、会食などのシーンで送ります。
| シーン | タイミング |
|---|---|
| アポイント取得 | 決まったらすぐに送る |
| 午前中の訪問や打ち合わせ | 当日の終業時間まで |
| 午後の打ち合わせや会食 | 翌営業日の午前中 |
お礼メールはシーンを問わず、相手がその出来事について覚えているうちに送るのが好ましいとされます。同じ内容でも、その日のうちに届いたメールと3日後に届いたメールでは、受け取った相手方の印象が変わります。
日程調整のお礼メールは決まったらすぐに送り、午前中のことは当日の夕方まで、午後のことは翌日の午前中までに送るように心がけましょう。当日の送信が難しい場合は、遅くとも24時間以内に返信をします。
相手の方は毎日多くのメールを受け取るため、件名で判断し優先順位をつけ、メールを返信する場合が多いです。そのため、ビジネスメールは一目で理解できる件名をつけるのが基本です。
お礼メールも同じように、内容がわかる件名を心がけます。たとえば、「先日はありがとうございました」という件名では、どのような内容で誰からのメールかがわかりにくいため、「お礼メールである旨」「何のお礼なのか」「誰からのメールか」がわかる件名にしましょう。
お礼メールはスピードが大事ですが、定型文をそのまま送るのは避けましょう。定型文では、「形だけのお礼」と捉えられ、感謝の気持ちが伝わりにくいからです。
お礼メールには、その場の感想や印象に残ったことなど、具体的なエピソードを盛り込むことで、「自分に向けたメール」であることがわかり、相手から良い印象を持ってもらえます。
ここからは、社外の方に向けたお礼メールの例文を、4つのシーン別に紹介していきます。
例文を参考に、自分でカスタマイズして実際のお礼メール作成に役立ててください。
まずはアポイントを取った顧客に対して送るお礼メールです。
件名：Re:Re:○○のお打ち合わせ日時のご相談
株式会社○○
△△部 ■■様
お世話になっております。
○○株式会社 △△部の□□です。
お忙しい中、ご返信いただきありがとうございます。
また、貴重なお時間をいただけるとのこと、重ねて御礼申し上げます。
ご依頼通り、下記の日時にて訪問をさせていただきたく存じます。
日時：●月●日（●）●:●〜●:●
場所：貴社本社
目的：サービスのご紹介
訪問者：2名（上司の★★も同行いたします）
お時間の変更などがございましたら、お気兼ねなくお申し付けください。
■■様にお会いできるのを楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
—————————————
○○株式会社
△△部 □□□□
〒○○○−○○○○
○○県○○市○○
電話：○○−○○○○−○○○○
メール：○○○＠○○○○.co.jp
https://〜〜〜〜〜〜
—————————————
打ち合わせや商談は時間を要するため、貴重な時間を割いていただいたことへの感謝を伝えましょう。
件名：○○打ち合わせのお礼／○○株式会社 □□
株式会社○○
△△部 ■■様
お世話になっております。
○○株式会社 △△部の□□です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
弊社提案の◯◯について、詳しくお話をお伺いすることができ大変参考になりました。
議題に上がりました★★につきましては、社内で確認後、●月●日までにメールにて送付いたします。
また、追加でご要望やご質問などがございましたら、ご遠慮なくお知らせくださいませ。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
—————————————
○○株式会社
△△部 □□□□
〒○○○−○○○○
○○県○○市○○
電話：○○−○○○○−○○○○
メール：○○○＠○○○○.co.jp
https://〜〜〜〜〜〜
—————————————
自社で打ち合わせや商談を行ったときも、相手にお礼メールを送りましょう。
件名：ご来社のお礼／○○株式会社 □□
株式会社○○
△△部 ■■様
いつもお世話になっております。
○○株式会社 △△部の□□です。
本日はお忙しい中、弊社へご来社いただき誠にありがとうございました。弊社提案の◯◯について、詳しくお話をお伺いすることができ、大変参考になりました。
■■様からのご要望に沿った提案書を●月●日までに作成いたします。
また、ご不明な点がございましたらご連絡くださいませ。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
—————————————
○○株式会社
△△部 □□□□
〒○○○−○○○○
○○県○○市○○
電話：○○−○○○○−○○○○
メール：○○○＠○○○○.co.jp
https://〜〜〜〜〜〜
—————————————
お歳暮やお中元をいただいたときも、お礼メールを送るのがマナーです。
件名：お歳暮（お中元）への御礼／○○株式会社 □□
株式会社○○
△△部 ■■様
いつもお世話になっております。
○○株式会社 △△部の□□です。
この度は、心のこもったお歳暮（お中元）のお品をお贈りいただき、誠にありがとうございました。
さっそく皆で頂戴しましたが、珍しいお菓子に社員一同、大変喜んでおりました。
■■様のお心遣いに一同感謝申し上げます。
寒さ（暑さ）はこれからが本番でございますので、皆様どうぞご自愛くださいませ。
略儀で恐縮ではございますが､メールにてお礼申し上げます。
—————————————
○○株式会社
△△部 □□□□
〒○○○−○○○○
○○県○○市○○
電話：○○−○○○○−○○○○
メール：○○○＠○○○○.co.jp
https://〜〜〜〜〜〜
—————————————
ここでは社内の人に向けたお礼メールの例文をご紹介します。
いずれも社外の方に向けたメールほどかしこまる必要はありません。お礼メールは感謝の気持ちを伝えるためのメールなので、最低限のマナーを意識して送りましょう。
件名：【株式会社◯◯同行の件】お礼
■■部長
お疲れ様です。
□□です。
本日はお忙しい中、株式会社◯◯への営業にご同行いただき、ありがとうございました。
先方様からの質問に対するお答えやヒアリングの仕方、私だけではできないプラスアルファの提案など、とても勉強になりました。
また、帰りの道中でも、改善ポイントを教えていただき感謝いたします。
本日の■■部長の商談の進め方を参考にさせていただき、次回●月●日の商談では必ずいい話をお聞かせできるよう、細心の注意をはらって準備を進めていきます。
今後とも変わらぬご指導をよろしくお願いいたします。
—————————————
△△部 □□□□
内線：○○−○○○○−○○○○
メール：○○○＠○○○○.co.jp
—————————————
件名：昨日の会食のお礼
■■部長
お疲れ様です。
□□です。
昨日は、おいしい韓国料理をご馳走になり、ありがとうございました。
また、□□部長からの的確なアドバイスをいただき、心から感謝しております。
相談に乗っていただいたうえにご馳走になり恐縮です。
これからは、仕事で返していけるよう頑張ってまいりますので、今後ともよろしくお願いいたします。
ありがとうございました。
—————————————
△△部 □□□□
内線：○○−○○○○−○○○○
メール：○○○＠○○○○.co.jp
—————————————
件名：Re:退職のご挨拶
■■部長
お疲れ様です。
□□です。
ご多用のところ退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
■■部長が退職なさることは以前から伺っておりましたが、いざこの日を迎えるとなると、寂しさが込み上げてまいります。
■■部長には、私が入社して最初に参加したプロジェクトでお世話になり、本当に多くのことを教えていただきました。
その後も食事や趣味に誘っていただき、●年間公私にわたりお世話になりました。
■■部長から学んだことを、これからも大切に引き継いでまいります。
今後の■■部長のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
お身体には十分お気をつけください。
本当にありがとうございました。
□□
お礼メールは、ビジネスメールの中でも人柄や気持ちを表現するのが大事とされています。定型文の貼り付けではなく、伝えたい感謝の気持ちを自分の言葉で伝えることで、相手へ良い印象を与えられます。
また、お礼メールは営業時間内、遅くとも24時間以内に送るのがマナーです。お礼メールはお互いの関係性構築のためにも欠かせません。今回ご紹介したシーン別の例文を参考にし、オリジナリティーを加えながら自分の気持ちが伝わるお礼メールを送りましょう。
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